Software Corner — professionelle Programme richtig eingesetzt

Lernen Sie, mit Ihren professionellen Programmen richtig zu arbeiten! Wir geben Ihnen die Informationen, die nicht im Handbuch stehen und erklären Funktionen, die dort nur unvollständig beschrieben sind. Gleichzeitig erhalten Sie eine vollständige Befehlsliste des Programms zum Fotokopieren.

In dieser Ausgabe beginnen wir mit einer neuen Serie, die Ihnen deutlich und übersichtlich zeigen soll, wie man professionelle Programme so richtig ausreizt. Sie lernen, Ihr Programm von Grund auf zu verstehen und werden dadurch in die Lage versetzt, Probleme zu lösen, von denen Sie bisher glaubten, daß sie mit dem Programm nicht zu bewerkstelligen seien. Damit Sie einen Überblick über die gesamten Befehle des Programms bekommen, finden Sie gleichzeitig eine komplette Befehlsliste. Am Schluß dieser Liste geben wir Ihnen noch einige Vorschläge über eine empfohlene Hardware-Ausstattung.

Adreßverwaltung und Serienbrief mit Vizawrite

Eine der reizvollsten Anwendungen der Textverarbeitung ist es, einen vorgefertigten Brief an die verschiedensten Personen zu schicken und dabei die individuellen Daten dieser Personen in den Text einzufügen. So können Briefe entstehen, die dem Leser das Gefühl geben, der Brief sei nur für Ihn alleine geschrieben worden. Vizawrite 64 unterstützt diese Funktion in geradezu idealer Weise, denn es hat eine, wenn auch sehr einfache, Adreßverwaltung eingebaut. Dazu verwendet Vizawrite die sogenannte Workpage oder auch Arbeitsseite. Dazu aber später mehr.

Mit dem »Merge«-Befehl zum Rundschreiben

Stellen wir zunächst eine Aufgabe: Sie haben Geburtstag und möchten gerne eine Einladung an alle Ihre Freunde und Bekannten schicken. Folgende Daten sollen individuell eingefügt werden: Anrede, Vorname, Name, Straße, Wohnort und noch mal der Name in der Anrede.

Perfekte Briefköpfe schnell erstellt

Eine einfache Aufgabe, die ebenso einfach zu realisieren ist, wie wir gleich sehen werden. Laden Sie zunächst Vizawrite 64 und wählen aus dem Hauptmenü die Funktion F3 »Create New Document«. Geben Sie dem Text den Namen »Einladung« und bestätigen Sie mit RETURN. Sie befinden sich nun im Texteingabe-Modus. Das Prinzip der Serienbriefe beruht bei Vizawrite darauf, daß in einem Text bestimmte Zeichen, sogenannte Platzhalter, später durch Daten ersetzt werden. Diese Daten holt sich Vizawrite aus der »Workpage« oder Arbeitsseite. Um zu erkennen welche Daten eingefügt werden sollen, verwendet Vizawrite zwei verschiedene Platzhalter. Sie heißen »Merge« für einfügen und »Don’t Merge« um bestimmte Daten bis zum nächsten Merge-Zeichen zu überspringen. Beide Zeichen verwenden wir in unserem Beispiel. Zunächst schreiben Sie Ihre Adresse und das heutige Datum, so wie Sie es später ausgedruckt haben wollen. Dann drücken Sie viermal auf die RETURN-Taste. Nun müssen Sie die Einfügezeichen so plazieren, daß später an ihrer Stelle die Adresse stehen kann. Ein Merge-Zeichen erzeugen Sie, indem Sie die CTRL-Taste drücken, wieder loslassen und anschließend den Buchstaben »m« betätigen. Auf Ihrem Bildschirm müßte nun ein senkrechter Doppelpfeil zu sehen sein (Bild 2). Schließen Sie Ihre Eingabe mit einem RETURN ab. Sie haben jetzt die Einfüge-Position für die Anrede geschaffen. Erzeugen Sie nun wie eben beschrieben noch weitere vier Einfügezeichen, für den Namen, die Straße und den Wohnort. Drücken Sie nun wieder viermal auf die RETURN-Taste. Jetzt kommt die Briefanrede. Schreiben Sie »Lieber« und setzen Sie dahinter nochmals ein Einfügezeichen (CTRL und m). Ihr Bildschirm sollte nun wie in Bild 2 dargestellt, aussehen. Nun können Sie Ihren Brief wie gewohnt schreiben. Der letzte Schritt auf dem Weg zum Serienbrief ist die Erstellung der Adressenliste. Dazu müssen Sie in die Arbeitsseite hinüberwechseln (Sie haben bisher auf der ersten Textseite geschrieben). Drücken Sie dazu die Tasten CBM, lassen Sie wieder los und drücken auf den Buchstaben »g« Ihrer Tastatur. Vizawrite fragt Sie nun in der dritten Zeile »Go To Page:«. Antworten Sie mit einem »w« und bestätigen Sie mit RETURN. In der dritten Zeile sollte jetzt »On Page Work« stehen. Der nächste Schritt besteht darin ein »Don’t Merge«-Zeichen zu erzeugen.

Betätigen Sie dazu die Tasten CTRL und »d« nacheinander. Damit wir auch später noch einzelne Personen dieser Adreßliste mit Briefen bedenken können, bedienen wir uns nun eines kleinen Tricks. Schreiben Sie direkt hinter das »Don’t Merge«-Zeichen die Zahlen 01, sie dienen zur späteren Identifizierung des Datensatzes. Geben Sie nun durch Merge-Zeichen getrennt die einzelnen, oben beschriebenen, Daten ein und schließen Sie nach der Anrede mit einem RETURN ab. Vor dem zweiten Datensatz (Adresse) schreiben Sie ein »Don’t Merge«-Zeichen und die Zahl 02. Geben Sie nun in gleicher Weise so viele Adressen ein, wie Sie Briefe versenden wollen. Ihr Bildschirm sollte nun ähnlich wie Bild 3 aussehen.

Der Serienbrief ist jetzt eigentlich fertig, Sie brauchen nur noch den Drucker anschalten, das Papier justieren und mit den Tasten CBM, gefolgt durch »p«, in das Druckermenü wechseln. Im Druckermenü stellen Sie bitte die Werte genauso ein, wie in Bild 4 dargestellt. Wenn Sie nun auf die Taste F1 drücken, werden Ihre Serienbriefe hintereinander ausgedruckt. Sie werden sich sicherlich gefragt haben, warum auf der Arbeitsseite vor jedem Datensatz eine Nummer stehen sollte. Die Erklärung ist einfach, gehen Sie deshalb nochmals in die Arbeitsseite wie oben beschrieben. Nehmen wir an, Sie möchten den Brief nochmals an eine bestimmte Person schicken (zum Beispiel Willi Brechtl). Mit der Find-Funktion von Vizawrite (CBM und F) suchen Sie jetzt einfach nach dem Namen. Jetzt brauchen Sie sich nur noch die Nummer zu merken mit der die Adresse von Willi Brechtl beginnt. Wenn Sie diese Zahl im Druckermenü als Start- und Endseite eingeben, wird genau dieser Brief an Herrn Brechtl ausgedruckt und sonst keiner. Es gibt aber noch einen Trick, um aus einer großen Adressenliste nur bestimmte Datensätze auszuwählen. Vermerken Sie dazu im Druckermenü hinter der Frage »Single Sheet« ein »y«. Vizawrite zeigt Ihnen nun (nachdem Sie mit F1 gestartet haben) den Brief auf dem Bildschirm, einschließlich eingefügter Daten so, wie es ihn ausdrucken möchte, gleichzeitig werden Sie aber gefragt, ob Sie drucken (SPACE), abbrechen (STOP), oder den nächsten Datensatz sehen möchten (CLR). Wollen Sie einfach weiterblättern, genügt es, die Taste CLR (mit SHIFT!) zu drücken. Diesen Vorgang können Sie so lange wiederholen, bis Sie alle Datensätze durchgesehen haben.

In der nächsten Ausgabe werden wir die Tips zu Vizawrite fortsetzen. Wir werden dabei beschreiben, wie man mit der Kopf- und Fußspalte umgeht, wie man rationell Texte erstellt und sich eine Formbrief-Datei anlegt. Gleichzeitig lernen Sie einen Drucker anzusteuern.