Dateiverwaltungen: Was Sie beim Kauf beachten sollten

Der Kauf einer Dateiverwaltung ist risikoreich. Denn die Schwächen eines solchen Programms tauchen oft erst auf, wenn schon eine große Anzahl von Daten eingegeben wurde. Der Entwickler des »Datenmanager 64« gibt wertvolle Ratschläge.

Bevor Sie losziehen und sich verschiedene Programme anschauen, erstellen Sie zuerst bitte ein »Mengengerüst«: Überlegen Sie sich, wie lang ein Datensatz Ihrer Datei (zum Beispiel eine Adresse) maximal sein kann, aus wievielen Feldern er besteht (Name, Vorname, PLZ …) und wieviele Datensätze Ihre Datei — planen Sie großzügig ein oder zwei Jahre voraus — aufnehmen muß. Seien Sie bei der Erstellung dieses Mengengerüstes nicht zu knauserig. Nichts ist schlimmer, als nach einem Jahr feststellen zu müssen, daß die Datei zu groß für die vorhandene Dateiverwaltung wird.

Sortieren Sie nun die Programme aus, die dieses Mengengerüst nicht erfüllen. Die Werbung ist dabei nicht sehr hilfreich, da viele Firmen einen kleinen Trick verwenden: Sie geben zum Beispiel an, daß Ihr Programm maximal 2000 Datensätze verwalten kann und daß ein Datensatz maximal 250 Zeichen lang sein darf. Nach dem Kauf stellt sich dann oft heraus, daß sich beide Versprechungen gegenseitig ausschließen: Entweder kann das Programm 2000 Datensätze verwalten, jedoch nur mit einer Länge von 70 Zeichen, oder aber es kann Datensätze mit einer Länge von 250 Zeichen verwalten, davon jedoch keine 2000.

Ein besserer Weg ist es, sich direkt beim Fachhandel zu erkundigen. Angesichts der Programmvielfalt für einen Computer wie den C 64, sind jedoch nur wenige Verkäufer in der Lage, detaillierte Auskunft über einzelne Programme zu geben. Als Lösung verbleibt somit nur ein intensives Studium von Zeitschriften und den darin erschienenen Tests.

Nachdem Sie nun diejenigen Programme aussortiert haben, die Ihre (zukünftigen) Datenmengen nicht verkraften können, kommt die zweite Selektionsstufe: die Frage der Datensicherheit. Dieses Kriterium wird oftmals unterschätzt. Viele Benutzer achten nur auf die Leistungsfähigkeit eines Programms. Ebenso wichtig ist jedoch, mit welcher Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit diese Leistung erbracht wird.

»Verdächtige« Programme meiden

Hören Sie sich bei Ihren Bekannten um, und lesen Sie die Tests in den entsprechenden Zeitschriften. Sollte es Hinweise für die mangelnde Datensicherheit eines Programms geben, so streichen Sie dieses unverzüglich aus Ihrer Liste.

Sollten Sie einen Drucker besitzen, ist es natürlich selbstverständlich, daß das jeweilige Programm diesen unterstützen muß. Wenn Sie, zusammen mit einem Interface, den Drucker eines Fremdherstellers verwenden, so testen Sie die Kompatibilität mit den in Frage kommenden Programmen. Sollten Sie keinen Drucker besitzen, erkundigen Sie sich, ob über den Bildschirm allein alle Programmfunktionen ausgenutzt werden können.

Weitere notwendige Eigenschaften:

• Es muß möglich sein, mindestens ein frei wählbares »Schlüssel-« oder »Indexfeld« anzugeben. Ein solcher Schlüssel erlaubt die schnelle Suche nach Datensätzen auch bei umfangreichen Dateien.
• Alle Felder des Datensatzes müssen bei der Suche durch »UND« miteinander verknüpft werden können. Beispiel: Selektiere alle Adressen mit dem Namen »Müller« und dem Wohnort »Mannheim«.
• Selbstverständlich muß die Datei nach einem frei wählbaren Feld des Datensatzes sortiert werden können.

Universell ist besser als speziell

Dateiverwaltungen, die die bisher geschilderten Anforderungen nicht erfüllen, sollten Sie von Ihrer Liste streichen. Auf einen weiteren Punkt sollten Sie jedoch noch achten: Speziell für den C 64 gibt es eine Fülle verschiedener Datenverwaltungen, mit denen Sie beliebige Arten von Dateien aufbauen können (Adreßdatei, Schallplattendatei etc.), aber auch Programme, die nur eine bestimmte Dateiart verwalten, meist eine Adreßdatei — das wohl häufigste Anwendungsgebiet. Selbst wenn Sie momentan nur eine solche Adreßdatei verwalten wollen, so überlegen Sie bitte, ob es nicht dennoch sinnvoller ist, ein Programm zu kaufen, mit dem sich beliebige Arten von Dateien verwalten lassen. Betrachten Sie eine eventuelle Mehrausgabe als Investition in die Zukunft. Sie wissen heute vielleicht noch nicht, welche zukünftigen Aufgaben Sie für Ihren Computer noch finden werden.

Die zusätzlichen Kriterien, anhand derer eine Dateiverwaltung beurteilt werden kann, sind zu einem großen Teil abhängig von Ihren persönlichen Ansprüchen an den Komfort des Programms:

• Erlaubt das Programm die Verwendung mehrerer Indizes? Durch Verwendung eines Schlüsselfeldes bei der Suche ist selbst eine schnelle Selektion bestimmter Datensätze möglich. Findet in dem jeweiligen Schlüsselfeld hingegen kein Eintrag statt — Sie wissen nur noch, daß die gesuchte Person in München wohnt, erinnern sich jedoch nicht an ihren Namen — so können Sie bei sehr umfangreichen Dateien nicht selten eine Zigarettenpause einlegen, bis der gewünschte Datensatz gefunden wird. Daher ist es vorteilhaft, wenn für mehrere Felder eines Datensatzes ein solcher Index angelegt werden kann.
• Sind außer der »UND«-Verknüpfung von Suchkriterien noch weitere Verknüpfungsmöglichkeiten vorhanden, zum Beispiel »ODER« (Selektiere alle Personen, die Müller heißen oder in Mannheim wohnen)?
• Möglicher weiterer Suchkomfort (und auch bei vielen Programmen verwirklicht): die abgekürzte Eingabe von Suchkriterien, das Suchen mit Hilfe von Vergleichsoperatoren (>, <, > =, < =), alle Adressen mit Postleitzahl zwischen 4450 und 4459)) oder »Ma?er« findet »Maier« und »Mayer«.
• Ist es möglich, außer einem primären Sortierkriterium noch ein sekundäres anzugeben oder eventuell gar noch weiter in die Tiefe zu sortieren (Beispiel: Sortiere nach »Name«. Sind zwei Namen gleich, sortiere diese nach »Vorname«)?
• Ausdruck: Prinzipiell sollten sich alle Möglichkeiten einer Dateiverwaltung auch ohne Drucker erschließen lassen. Achten Sie daher darauf, ob zum Beispiel die sortierte Ausgabe von Datensätzen auch auf dem Bildschirm möglich ist. Sollten Sie jedoch einen Drucker besitzen, ist für Sie wichtig, wie frei Sie den Ausdruck gestalten können. Mindestanforderungen: Sie müssen angeben können, ob alle oder nur spezifische Felder eines Datensatzes gedruckt werden sollen, ob die Felder eines Datensatzes neben- oder untereinander stehen sollen, wie groß der Randabstand sein soll etc.. Einige Programme bieten dem Anwender sogar die Möglichkeit, eine eigene, völlig frei gestaltbare Druckmaske zu entwerfen. Wichtig ist auch, einen Datensatz jederzeit vom Bildschirm ohne »Verrenkungen« auszudrucken.
• Drei weitere Punkte dürften speziell für kommerzielle Anwender wichtig sein:
  1. Textverarbeitung: Ist es möglich, mit den Adressen einer Adreßdatei Serienbriefe zu erstellen, oder muß ein weiteres Programm gekauft werden, und gibt es dieses Programm passend zur Dateiverwaltung?
  2. Globale Operationen, zum Beispiel die Änderung der Preise aller Artikel in einer Artikeldatei um 10 Prozent in einem Arbeitsgang.
  3. Verknüpfung von Dateien, zum Beispiel die Verknüpfung von Adreß- und Lagerdatei zum Schreiben von Rechnungen. Von echten Datenverwaltungen (im Gegensatz zu Datenbanken) können derartige dateiübergreifende Verknüpfungen jedoch nicht erwartet werden.

Erfüllung des Mengengerüstes und Datensicherheit sind unabdingbare Mindestanforderungen, wohingegen Suchkomfort, Textverarbeitung etc. weitgehend vom Geschmack (und Geldbeutel) des Einzelnen abhängig sind. Ein äußerst wichtiges Kriterium zur Beurteilung einer Dateiverwaltung habe ich mir jedoch bis zum Schluß aufgespart: die Zugriffsgeschwindigkeit. Wenn ein Programm Dateien mit 50 Datensätzen schnell verwaltet, sagt dies nichts über die Leistungsfähigkeit des gleichen Programms mit 500 Datensätzen aus. Das Verhalten bei großen Datenmengen ist ein sehr komplexes Problem, das von den verwendeten Datenstrukturen abhängt und sehr unterschiedlich sein kann. Ideal wäre es, wenn jeder Hersteller eines Programms zu diesem »vollgepackte« Demo-Dateien anbieten würde, die ein potentieller Käufer beim Fachhändler testen kann. Da dies im Moment jedoch nur Wunschdenken ist, empfehle ich Ihnen das Studium von Tests oder aber das Umhören im Bekanntenkreis.

Als letzter Schritt erwartet Sie nun der Gang zum Fachhändler. Bei der Beurteilung einer Dateiverwaltung wird zumeist nur der Aspekt der Leistungsfähigkeit gesehen. Oft besteht jedoch ein »umgekehrt proportionaler« Zusammenhang zwischen der Leistungsfähigkeit und der Bedienungsfreundlichkeit eines Programms. Dies ist verständlich, denn je größer die Vielfalt an Funktionen ist, desto schwieriger wird es, diese dem Benutzer einfach zu »servieren«. In vielen Fällen muß sich der Anwender durch eine Unmenge von Menüs, Untermenüs und Unter-Untermenüs durchkämpfen, um eine bestimmte Funktion anzuwählen. Nehmen Sie sich daher außer Zeit noch Ihre Liste mit den in Frage kommenden Programmen, gehen Sie zum Händler, und probieren Sie möglichst viele Funktionen selbst durch. Begnügen Sie sich nicht mit eventuell vorbereiteten Demo-Versionen, sondern bauen Sie selbst Dateien auf. Nur auf diese Weise können Sie feststellen, ob ein Programm Ihnen nicht nur von seiner Leistung her zusagt, sondern auch vom Bedienungskomfort. Ein Programm, zu dessen Benutzung das wochenlange Studium von Handbüchern notwendig ist, sollten Sie sich nur dann kaufen, wenn Sie dessen Funktionen auch wirklich benötigen.